Verplichtingen voor Boekhouding en BTW

Algemeen

Het voeren van een boekhouding is een wettelijke verplichting. De opgelegde verplichtingen verschillen naargelang de aard en de omvang van het bedrijf.

Basisprincipe: Inzake inkomstenbelastingen dient een zelfstandige, in hoofdberoep of in bijberoep, een boekhouding of een rekeningstelsel bij te houden welke, om aanvaardbaar te zijn, dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:

• de voorgelegde boeken en bescheiden vormen een samenhangend geheel aan de hand waarvan de belastbare inkomsten nauwkeurig kunnen worden bepaald;
• alle geschriften moeten gestaafd zijn door bewijsstukken;
• alle geboekte cijfers moeten met de werkelijkheid overeenstemmen.

Kleine ondernemingen:

Hieronder verstaat men eenpersoonszaken, de vennootschappen onder firma (VOF) en de gewone commanditaire vennootschappen (GCV). De jaaromzet (exclusief btw) van deze ondernemingen is niet groter dan 495.787,05 EUR.
Ze hebben bovendien geen activiteit in de volgende sectoren: verzekeringen, krediet-verrichtingen, beleggingen, beursverrichtingen. Deze ondernemingen worden immers automatisch beschouwd als grote ondernemingen.

Middelgrote ondernemingen:

Het gaat om ondernemingen met minder dan 100 werknemers. Ze mogen tevens niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden:

- jaaromzet (exclusief btw) 6.250.000 EUR;
- balanstotaal: 3.125.000 EUR;
- gemiddeld 50 werknemers.

Grote ondernemingen:

Grote ondernemingen zijn ondernemingen die niet beantwoorden aan de criteria van een middelgrote onderneming. Een onderneming met meer dan 100 werknemers wordt steeds als een grote onderneming beschouwd.
Een goede boekhouding vormt een uitstekend middel om een reëel zicht te krijgen op de financiële situatie van het bedrijf. Een regelmatige opvolging is noodzakelijk, ook als u een externe boekhouder hebt.

Verplichtingen kleine ondernemingen

De kleine ondernemingen mogen een vereenvoudigde boekhouding toepassen. Zij zijn slechts gehouden tot de volgende formaliteiten.

• Het houden van een aankoop- en verkoopboek en een financieel dagboek (bank en kas);
• Het opmaken van een inventaris (minstens eenmaal per jaar) met volgende elementen:
  • bezittingen;
  • vorderingen;
  • schulden;
  • eigen middelen;
  • kosten en opbrengsten van het afgelopen jaar.

Verplichtingen Middelgrote en grote ondernemingen

Voor middelgrote en grote ondernemingen zijn bijkomende verplichtingen van toepassing.

• Een dubbele boekhouding.
• Een aangepast genormaliseerd rekeningstelsel (= boekhoudplan).
  Een model hiervan moet steeds op de zetel van de onderneming worden bewaard.
• Een aankoop-, verkoop- en financieel (bank- en kas-) dagboek en een voldoende gedetailleerde inventaris. Op de griffie moeten het inventarisboek en het in de boekhouding gebruikte centraal dagboek geviseerd en geparafeerd worden.
• Het opstellen van een jaarrekening.
  De jaarrekening van de vennootschap moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen nadat zij door de algemene vergadering is goedgekeurd.

Algemene btw-verplichtingen

Een btw-plichtige die btw-belastbare handelingen stelt, moet aan zijn klanten btw aanrekenen. Hij heeft in principe het recht om de btw die hij aan zijn leveranciers heeft betaald, af te trekken van de door hem verschuldigde belasting.

De btw-plichtige heeft de hierna volgende verplichtingen:

• Bij aanvang, wijziging of stopzetting van de activiteit een aangifte indienen.
• Een factuur uitreiken voor de verrichte leveringen. (behalve indien deze klant een natuurlijke persoon is die deze aankopen bestemt voor privé-doeleinden)
• Facturen moeten steeds in tweevoud worden opgemaakt. Een kopie wordt in de boekhouding van de leverancier of dienstenverrichter bewaard.
• Bij levering aan privé-personen voor hun privé-gebruik, is er meestal geen factuur vereist. Die verrichtingen moeten wel worden opgenomen in het dagontvangstenboek.
•  Maandelijks een aangifte indienen voor de verrichtingen van de vorige maand. Hierin moet de btw op de inkomende facturen worden verrekend met die op de uitgaande. Btw-plichtigen met een jaaromzet van minder dan 500.000 EUR, kunnen hun aangifte ieder kalenderkwartaal indienen. Zij moeten evenwel maandelijkse voorschotten storten.
  De aangifte moet uiterlijk de 20ste van de maand die volgt op de aangifteperiode op het btw-controlekantoor toekomen.
• De verschuldigde btw voor de afgelopen maand of drie maanden aan de Staat betalen.
• Een btw-boekhouding voeren die aan de aard en de omvang van de onderneming is aangepast. De minimumvoorwaarden voor die boekhouding zijn:
  - een boek voor inkomende facturen;
  - een boek voor uitgaande facturen;
  - een dagontvangstboek waarin de handelingen worden ingeschreven waarvoor geen factuur moet worden uitgereikt.
• Jaarlijks vóór 31 maart een listing indienen met de btw-plichtige afnemers waaraan zij in het afgelopen jaar goederen hebben geleverd of diensten verstrekt. Deze lijst moet tevens het totale bedrag van al die handelingen en de aangerekende btw vermelden.
• Een tabel van bedrijfsmiddelen bijhouden zodat de btw die door de btw-plichtige wordt afgetrokken, kan worden nagekeken.
• een teruggaafregister houden.

De boeken en stukken moeten 10 jaar bewaard worden te rekenen vanaf de eerste januari volgend op hun sluiting wat de boeken betreft, of op de datum wat de stukken betreft. Ze moeten op ieder verzoek van de controlerende ambtenaren worden voorgelegd.

Speciale btw-stelsels

Om bepaalde categorieën btw-plichtigen te ontlasten van een aantal btw-verplichtingen, heeft de wetgever in enkele andere stelsels voorzien.

Forfaitaire btw-stelsels

Het forfaitaire btw-stelsel laat toe de belastbare omzet in een aantal sectoren en beroepen te bepalen op basis van aankopen en/of geleverde prestaties, wanneer deze niet blijkt uit facturen.
Sectoren en beroepen onderworpen aan het forfaitaire stelsel zijn o.a. kappers, bakkers, beenhouwers, caféhouders, apothekers, kleinhandelaars in vis, in zuivelproducten enz.

Voorwaarden voor het toepassen van de forfaitaire btw-aanslag:

­ de omzet bedraagt maximum 500.000 EUR (exclusief btw);
­ het gaat om kleinhandelaars (fysieke personen, VOF, GCV of BVBA);
­ minstens 75 % van de omzet betreft verkoop aan particulieren (geen facturen).

In de "aangifte van aanvang van werkzaamheid" kan een beginnende btw-plichtige verklaren dat zijn activiteit naar alle waarschijnlijkheid zal beantwoorden aan de voorwaarden om forfaitair te worden belast.
Indien hij dat niet doet, zal hij als een gewone btw-plichtige beschouwd worden.
De aangifte is verplicht per kwartaal. Belangrijk is dat men in dit systeem geen dagontvangstenboek moet bijhouden.
De forfaitair belaste btw-plichtigen dienen bij hun btw-aangifte een berekeningsblad te voegen. Dat blad moet de verschuldigde btw berekend op de forfaitaire omzet toelichten. De btw die ze aan hun leveranciers betaalden, kunnen ze aftrekken.

Inlichtingen:
Plaatselijke btw-administratie (zie telefoonboek: Ministerie van Financiën).

"Kleine ondernemingen"

Kleine ondernemingen zijn ondernemingen met een jaaromzet van niet meer dan 5.580 EUR (exclusief btw).
Om de jaaromzet te kunnen vaststellen moet een vereenvoudigde boekhouding worden gevoerd. De dagontvangsten moeten in een boek worden geschreven. De inkomende en uitgaande facturen moeten genummerd zijn en in volgorde worden bewaard.
De kleine ondernemingen zijn vrijgesteld van (bijna) alle btw-formaliteiten behalve indien zij opteren voor de gewone of de forfaitaire regeling.
In de "aangifte van aanvang van de werkzaamheid" kan de beginnende btw-plichtige verklaren dat zijn beroepswerkzaamheid naar alle waarschijnlijkheid zal voldoen aan de voorwaarden voor de toepassing van de kleine-ondernemersregeling. Indien hij dat niet doet wordt hij beschouwd als een gewone btw-plichtige.

Een gewone btw-plichtige wiens omzet daalt beneden 5.580 EUR (exclusief btw) wordt automatisch "kleine ondernemer", tenzij hij opteert voor het gewone stelsel.
De kleine-ondernemersregeling houdt in dat de btw-plichtigen die hieronder vallen:

- een btw-nummer aanvragen maar geen btw-aangiften hoeven in te dienen
- op de door hen uitgereikte facturen moet worden vermeld "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling - btw niet toepasselijk"
- geen btw betalen aan de Staat
- geen recht hebben op aftrek van de door hen betaalde btw
- geen btw hoeven aan te rekenen op de door hen verrichte leveringen
- een jaarlijkse listing indienen.

Inlichtingen:

Plaatselijke btw-administratie (zie telefoonboek: Ministerie van Financiën).