Checklist audit bij inbreng in natura en bij omzetting

Nazicht van de in te brengen elementen of van de staat van activa en passiva

• Vaste activa
  • Lijst in te brengen investeringsgoederen of register van de vaste activa
  • Kopie van waarderingsdocumenten (schattingsverslagen van experten)
  • Afschrijvingstabellen
  • Waarderingsmethode

• Immateriële vaste activa
  • Kopie contracten, brevetten of handelsmerken
  • Duidelijke beschrijving van de in te brengen immateriële elementen, zoals goodwill, cliënteel, enz.
  • Waarderingsmethode

• Onroerende goederen
  • Adres
  • Kopie titels van eigendom (aankoopakten)
  • Oorsprong van eigendom
  • Kopie aangifte successierechten
  • Kopie van schattingsverslagen
  • Kadastrale uittreksels
  • Hypothecaire staten
    • Indien belast met schulden:
      • - Kopie leningsovereenkomst
      • - bevestiging van het saldo van de openstaande schuld door de betrokken financiële instelling
      • - worden de schulden ingebracht in de vennootschap?
      • - akkoord van de betrokken financiële instelling met de voorgenomen inbreng
    • Indien verhuurd:
      • Kopie huurovereenkomst en toestemming tot overdracht van de eigenaar

• Materiële vaste activa
  • Kopies van de investeringsfacturen
  • Bij inbreng van rollend materieel:
    • detail wagenpark
    • Kopies van de inschrijvingsbewijzen

• Activa in leasing
  • Kopie leasingcontracten en aflossingstabellen leasing
  • Bevestiging saldo en toestemming tot overdracht van de leasingmaatschappij

• Financiële vaste activa
  • Lijst in te brengen aandelen en effecten
  • Benaming, munt, aantal, schattingswaarde
  • Bankbevestiging van in bewaring gegeven effecten
  • Detail van de deelnemingen
  • Waarderingsmethode

• Kapitaal en uitgiftepremies
  • Historiek (ontstaan en evolutie)
  • Is het kapitaal volledig volstort?
    • Indien niet:
      • bedrag per aandeelhouder nog te storten
      • werden oproepingen gedaan om kapitaal te volstorten?
      • werden de oproepingen gedaan in overeenstemming met de statutaire en wettelijke bepalingen?
      • indien de volstorting niet gebeurt op de vervaldatum, wat zal er dan gebeuren?

• Reserves en overgedragen resultaat
  • Ontstaan (historisch overzicht)
  • Bestemming
  • Fiscaal regime

• Herwaarderings-meerwaarden
  • Historiek (ontstaan en evolutie)
  • Verantwoording van de herwaarderingen

• Kapitaalsubsidies
  • Doel en voorwaarden van toekenning
  • Bevestigingsbrieven
  • Berekening in-resultaatname

• Voorzieningen
  • Historiek (vorming en aanwending)
  • Lijst van de eventuele hangende geschillen
  • Andere bewijskrachtige documenten

• Voorraden en werken in uitvoering
  • Gedetailleerde voorraadlijst met waardering
  • Detailopgave werken in uitvoering met waardering
  • Controle fysische inventaris?
  • Opgave waarderingsmethodes
  • Kopies facturen betreffende nazicht waardering

• Afbetalings- en investeringskredieten
  • Kopies lenings- en financieringsovereenkomsten
  • Aflossingplannen
  • Verstrekte waarborgen
  • Bevestiging van het saldo van de openstaande schuld door de betrokken financiële instelling
  • Akkoord van de betrokken financiële instellingen, houders van een waarborg, met de voorgenomen verrichting

• Handelsvorderingen en handelsschulden
  • Detaillijst openstaande facturen op datum inbreng
  • Opgave van dubieuze debiteuren en geboekte waardeverminderingen
  • Opgave op te stellen facturen en te ontvangen facturen (cut-off)
  • Lijst T.I.W. en T.B.W.
  • Saldobevestigingen?

• Overige vorderingen en -schulden
  • Historiek (ontstaan en evolutie)
  • Rekeninguittreksels B.T.W.-rekening courant en laatste B.T.W.-aangiften
  • Fiscale aangiften en aanslagbiljetten
  • Berekening geraamde belastingen
  • Contracten van leningsovereenkomsten
  • Andere contracten (personeel, lopende orders, ...)
  • Schriftelijke bevestiging van rekeningen-courant met leden van het bestuursorgaan, personeel en verbonden ondernemingen

• Personeel en sociale lasten
  • betaalde bedrijfsvoorheffing na datum van het afsluiten van de staat van activa en passiva
  • betaalde bezoldigingen na datum van het afsluiten van staat van activa en passiva
  • betaalde R.S.Z. na datum van het afsluiten van staat van activa en passiva
  • berekening voorziening vakantiegeld
  • berekening voorziening eindejaarspremie
  • te betalen weerverlet en getrouwheidszegels

• Financiële rekeningen
  • Kopie van het laatste blad van het kasboek vóór en van het eerste blad van het kasboek na datum inbreng, voor echt verklaard en getekend en gedagtekend door de inbrengers
  • Kopies laatste rekeninguittreksels van financiële instellingen vóór en eerste rekeninguittreksels na datum inbreng

• Overlopende rekeningen
  • Berekeningen en verantwoordingsstukken i.v.m. over te dragen of toe te rekenen kosten en verkregen of over te dragen opbrengsten

• Inbreng éénmanszaak
  • Kopie aangiften in de personenbelasting over de laatste vier boekjaren
  • Voor echt verklaarde boekhoudkundige staat per datum, getekend en gedagtekend door de inbrengers

• Inbreng rekening-courant
  • Kopie jaarrekeningen over de laatste vier boekjaren
  • Detail rekening-courant over de laatste vier boekjaren
  • Kopie van de (eventuele) overeenkomst inzake intrestvergoeding en terugbetaling van de rekening-courant

Boekhoudkundige informaties

• Kopie van
  • Laatst goedgekeurde jaarrekening
  • Verslagen van de raad van bestuur of zaakvoerder
  • Verslagen laatst gehouden algemene vergaderingen

• Nazicht wettelijke boeken
  • Centraal boek
  • Inventarisboek

• Boekhouding
  • Waarderingsregels
  • Boekhoudplan

• Fiscale en sociale toestand
  • Wanneer werd voor het laatst door de Administratie een controle uitgevoerd inzake directe belastingen/ B.T.W./ R.S.Z....
  • Welke waren de aanpassingen ingevolge deze controles?

Algemene gegevens

• Statuten
  • Statuten en publicatie in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad
  • Statutenwijzigingen en publicatie in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad met vermelding van: datum notariële akte, naam notaris, omschrijving van de wijziging
  • Gecoördineerde statuten

• Officiële stukken
  • Handelsregister
  • B.T.W.-nummer
  • Vergunningen
  • Vestigingsattesten

• Aandeelhouders
  • Aandeelhouders- of vennotenregister (aandelen op naam)
  • Zijn de aandelen gedrukt? (aandelen aan toonder)
  • Samenstelling van de aandeelhouders met vermelding van:
    • naam
    • adres
    • aantal aandelen per categorie van aandelen
    • zijn aandelen aan toonder of op naam?
    • welke rechten zijn aan de verschillende categorieën van aandelen verbonden?

• Verantwoordelijken van de vennootschap
  • Naam en adres van:
    • bestuurders
    • algemeen directeur
    • financieel directeur
    • boekhouder

• Voorgenomen verrichting
  • Ontwerp statutenwijziging

• Speciaal verslag van het bestuursorgaan
  • Kopie van het speciaal verslag van de Raad van Bestuur of van de zaakvoerder ingeval van:
    • inbreng in natura
    • quasi-inbreng
    • omzetting
  • Werden de motieven van de voorgenomen verrichting duidelijk vermeld in het verslag?

• Aanstelling
  • Documenten m.b.t. de aanstelling en omschrijving van de opdracht